La presente informativa descrive le modalità di raccolta, utilizzo e conservazione dei dati personali degli utenti della piattaforma Santa Monica RP, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa italiana vigente in materia di protezione dei dati personali.
Ultimo aggiornamento: 21 agosto 2026
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati è lo Staff Direttivo di Santa Monica RP, che gestisce la community e la presente piattaforma.
Per qualsiasi comunicazione relativa al trattamento dei dati personali, è possibile scrivere all'indirizzo santamonicaerreppi@gmail.com oppure aprire un ticket dedicato sul server Discord ufficiale della community.
Dati raccolti
L'accesso alla piattaforma avviene esclusivamente tramite autenticazione Discord (OAuth2). Non viene richiesta né creata alcuna password sul nostro sistema e non vengono raccolte credenziali di accesso.
Attraverso tale autenticazione il Titolare raccoglie unicamente i dati strettamente necessari al funzionamento del servizio:
- Identificativo Discord (ID) — utilizzato come chiave identificativa univoca dell'utente sulla piattaforma;
- Nome utente Discord — necessario per identificare l'utente durante la valutazione della candidatura;
- Immagine del profilo (avatar) — utilizzata unicamente a fini di visualizzazione nell'interfaccia;
- Ruoli assegnati sul server Discord — necessari a determinare i permessi di accesso alle aree riservate della piattaforma.
Sono inoltre trattati i contenuti che l'utente stesso inserisce volontariamente nel modulo di candidatura alla Whitelist (background del personaggio e informazioni correlate), nonché i dati tecnici relativi allo stato della candidatura e alle valutazioni effettuate dallo Staff.
Il Titolare non richiede e non desidera ricevere dati personali eccedenti quelli sopra elencati. Si invitano pertanto gli utenti a non inserire nei testi liberi della candidatura informazioni identificative reali (nome e cognome, indirizzo, recapiti telefonici, dati sanitari o altre categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR).
Finalità e base giuridica del trattamento
I dati raccolti sono trattati esclusivamente per le seguenti finalità:
- Valutazione della candidatura alla Whitelist e gestione del relativo esito;
- Sicurezza della piattaforma e della community, inclusa la prevenzione di abusi, accessi non autorizzati e violazioni del Regolamento;
- Gestione dei permessi e assegnazione automatica dei ruoli Discord conseguenti all'esito della candidatura;
- Tracciabilità delle operazioni dello Staff, mediante un registro interno delle azioni amministrative, a tutela sia degli utenti sia della community.
La base giuridica del trattamento è costituita dal consenso dell'interessato, manifestato mediante l'autorizzazione esplicita concessa in fase di accesso tramite Discord e l'invio volontario della candidatura, nonché dal legittimo interesse del Titolare a garantire la sicurezza e il corretto funzionamento della piattaforma.
Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali degli utenti non sono in alcun caso ceduti, venduti o comunicati a terzi per finalità commerciali, pubblicitarie o di profilazione.
L'accesso ai dati è riservato ai soli membri dello Staff autorizzati, limitatamente a quanto necessario allo svolgimento delle rispettive funzioni. Il trattamento avviene attraverso l'infrastruttura tecnica della piattaforma e i servizi forniti da Discord Inc., il cui trattamento dei dati è disciplinato dalla informativa privacy di quest'ultima, che l'utente è invitato a consultare autonomamente. Poiché tale fornitore ha sede negli Stati Uniti d'America, l'utilizzo del servizio può comportare un trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, effettuato nel rispetto delle garanzie previste dal Capo V del GDPR.
Periodo di conservazione
I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate al punto 3 e, in ogni caso, per la durata della permanenza dell'utente all'interno della community.
Le candidature e i relativi esiti sono conservati anche successivamente alla decisione, al fine di garantire la coerenza delle valutazioni e la gestione degli eventuali tentativi successivi, salvo espressa richiesta di cancellazione da parte dell'interessato.
Diritti dell'interessato
Ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR, l'utente ha diritto di ottenere in qualsiasi momento:
- l'accesso ai propri dati personali e alle informazioni relative al loro trattamento;
- la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti;
- la cancellazione dei propri dati (diritto all'oblio);
- la limitazione del trattamento o l'opposizione allo stesso;
- la portabilità dei dati forniti, in formato strutturato e leggibile.
Per esercitare tali diritti è sufficiente aprire un ticket sul server Discord ufficiale oppure inviare una richiesta all'indirizzo santamonicaerreppi@gmail.com. La richiesta sarà evasa nel più breve tempo possibile e comunque entro i termini previsti dalla normativa vigente.
Si informa che la cancellazione dei dati comporta la contestuale revoca dell'accesso alla Whitelist e ai servizi ad essa collegati. L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Minori
L'accesso alla piattaforma presuppone il possesso di un account Discord valido e il rispetto dei requisiti anagrafici minimi previsti dai Termini di Servizio di Discord. Il Titolare non raccoglie consapevolmente dati di soggetti che non soddisfino tali requisiti e provvederà alla loro rimozione qualora ne venga a conoscenza.
Modifiche alla presente informativa
Il Titolare si riserva la facoltà di aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative o funzionali della piattaforma. Le modifiche saranno rese note mediante pubblicazione su questa pagina, con indicazione della data di ultimo aggiornamento.
Per il trattamento dei dati relativo all'estensione Santa Monica disponibile su Twitch, consulta anche l' informativa privacy dell'estensione Twitch.
Per gli aspetti relativi alla natura del progetto e alle limitazioni di responsabilità si rimanda alle Note Legali.